LA ESTRATEGIZACION DEL SISTEMA DE INFORMACION (SIS)
Definiciones y conceptos básicos
Las prácticas sociales
son pertinentes a la decisión de las personas en sus actividades en curso, es
decir, la materialidad de la práctica social es la decisión. También las
prácticas son tecnológicas pues la tecnología tiende a ser reconocida en la
regularidad de lo que haya sido producido.
Para guiar las prácticas
sociales, entendidas éstas como: las acciones en sí mismas y el potencial de
influencia de sus actividades sobre la sociedad, los hombres ponen en práctica
la estrategia. La estrategia funciona como la promesa de que el mundo se puede
dominar, controlar, y el futuro conocer, a la voluntad de quienes la hayan creado.
Se trata de una actividad que requiere previsión, pero es una apuesta.
De acuerdo con la teoría
de los sistemas sociales del sociólogo alemán Niklas Luhmann (1927-1998), la
sociedad moderna es un sistema no tanto constituido por individuos, sino por
comunicaciones, cuyas condiciones distintivas hace surgir subsistemas
funcionales cerrados que permiten reducir la complejidad a través de códigos
especializados: como los sistemas político, económico, religioso, artístico o
jurídico. Son las diferencias entre las distinciones y no las identidades las
que ofrecen la posibilidad de percibir y tratar la información, y, por lo
tanto, permiten la prosecución de la comunicación. (Whittle, 2020)
Bajo esta
conceptualización, el entorno de la organización se crea a través del uso
continuo de sistemas de distinción utilizados en sus comunicaciones, como
podría ser, al distinguir entre clientes, competidores o socios. Lo que
observamos es el resultado de nuestras propias distinciones e interpretaciones
basadas en la comprensión de comunicaciones previas transformando al sistema
social de la organización en un sistema de reproducción autorreferencial “autopoietico”,
es decir, que puede reproducirse y sostenerse así mismo.
Entre los resultados
de estas distinciones en el contexto de la organización y de las decisiones
dentro de sus sistemas de comunicación surgen las estrategias organizacionales.
A medida que las personas adoptan y explotan tecnologías para lograr objetivos
organizacionales, empieza a verse la estrategia como una construcción racional
soportada mediante discursos en los que se involucran redes de personas y
artefactos e implican reglas sociales y normas, expectativas y entendimientos
no escritos, estructuras de dependencia e interdependencia, y sistemas de dominación,
explotación y opresión. (Carter, 2018)
También, la teoría del
realismo crítico de la socióloga inglesa Margaret Archer (1943-presente) ve la
estrategia conectada a contextos sociales más amplios y operada por personas condicionadas
por estructuras sociales (normas, reglas, sanciones y otras) que no son de su
propia creación ni de su elección. Para entenderlo, necesitamos examinar tanto
la forma de tomar estas decisiones estratégicas, como las estructuras sociales
sobre los tipos de reflexividad que permite el cambio social, no de la toma ni
de la elección de los interesados. La reflexividad es la capacidad humana para
monitorear y reflexionar sobre nuestras acciones y su papel en la satisfacción
de nuestros objetivos cargados de valores. (Whittle, 2020)
Bajo esta concepción, las
organizaciones exhiben sus patrones de estabilidad y cambio impulsados por
interacciones sociales dentro de estructuras sociales que a la postre podrían
lograr transformarlas. Así, sería el caso de los sistemas de información que
generan nuevas visiones acompasadas de ciertos tipos de reflexividades mientras
socavan otras. Se admite que las formas particulares de reflexividad autónoma,
formalizadas y codificadas, se completan tras examinar y evaluar cursos de
acción alternativos sin la contribución de otros.
Las denuncias de malos
resultados obtenidos por estrategias fallidas incluyen muchas organizaciones
que confundieron estrategia con objetivos, también se mencionan otras
organizaciones que si bien resolvieron sus problemas centrales crearon todo un
conjunto de nuevos problemas, y las más, aquellas que buscaron sacar a relucir
la última moda del management o del marketing sin considerar ese otro tipo de
“cosas” que son constitutivas y consecuentes del reino de lo social.
Adicionalmente, resulta que las estrategias crean ganadores y perdedores. Su
ámbito es el de la negociación y la persuasión, de los amagos y las presiones,
de los efectos psicológicos y sociales, de las palabras y de los hechos.
En términos generales,
los procesos tradicionales de construcción de la planeación estratégica
planteados en un entorno de riesgo, parecen no ser del todo efectivos para
enfrentar la incertidumbre del ambiente. Definitivamente, la estrategia es un
arte político con el que se trata de obtener situaciones mejores respecto al
equilibrio existente en la situación inicial. Otros han dicho, que es el arte
de crear poder.
De nuevo, según la
teoría organizacional del psicólogo social norteamericano Karl Weick (1936-presente),
el lenguaje es la forma primaria por la cual la experiencia humana adquiere
sentido. Por ejemplo, con la intención de enfatizar la naturaleza polifónica de
la construcción de sentido, el autor utiliza el término “promulgar” para denotar
la idea de que ciertos fenómenos (como las organizaciones) se crean cuando se
habla de ellos. También dice: "Los gerentes construyen, reorganizan,
señalan y derriban muchas características 'objetivas' de su entorno. Cuando las
personas actúan, eliminan las variables aleatorias, insertan vestigios de orden
y, literalmente, crean sus propias restricciones". (Weick, 1979)
Visto así, hacer
estrategia es otorgar sentido: juntar todas las señales (esas que se activan en
medio de la experiencia) en un marco (como una teoría de la acción) y una
conexión (que relaciona señal y marco para crear significado), todo coherente,
capaz de entregar explicaciones plausibles de lo que está sucediendo, a donde
se quiere ir, y lo que debe hacerse. Los relatos comunicacionales de los
miembros de la organización hacen parte de la historia, el contexto, las
personas, las acciones y los acontecimientos, sin embargo, la creación de
sentido es más que discurso e involucra prácticas emocionales, corporales,
espaciales y sociales de todo tipo. (Bencherki, Basque y Rouleau, 2019)
En consecuencia, la
creación de sentido en contextos de estrategia consiste entonces, tanto en
desarrollar patrones de significados en torno a un problema o proyecto
compartido, como también, proporcionar una dirección común comprensiva de la
identidad, la profesión o los intereses individuales. Todas esas “cosas” que surgen
en medio de las estrategias perseguidas por las organizaciones y que aparecen detrás
de las formas de coordinación y cooperación, y también de las formas de
división, conflicto y desigualdad, pueden ser una importante fuente de búsqueda
de sentido para los investigadores sociales.
Por lo tanto, integrar
nuevos procesos en el direccionamiento de la organización implica reconocer la
importancia de las rutinas desarrolladas por los integrantes de la organización,
lo cual lleva a comprender la estrategia como una práctica social que permite
incluir a un número mayor de actores estratégicos, así como las adaptaciones e
improvisaciones que surgen en la vida práctica.
En esta nueva
perspectiva, en lugar de observar las organizaciones desde afuera, el estudio
de la vida interna del proceso de elaboración de estrategias como práctica obliga
a una cualificación más profunda del desempeño de las personas involucrando la
distinción entre formas interactivas y procedimientos, sensibles a todas las
adaptaciones e improvisaciones de la vida práctica.
La palabra “estrategización”
captura el sentido de actividad desarrollada por las personas durante una elaboración
de estrategia, en donde se muestra la inherente inseparabilidad entre lo
técnico y lo social. Comúnmente, se entiende por elaboración de estrategias un
proceso de arriba abajo centrado en un pequeño círculo de altos directivos,
llevado a cabo bajo alta confidencialidad, sin embargo, allí también ocurren negociaciones,
diálogos, e interacciones sociales, cuando las iniciativas estratégicas
requieren refinamiento debido a contingencias, a pesar de que de ello no haya
mención en la literatura.
Otro concepto afín es
la estrategización como práctica (SASP, por sus siglas en inglés), que
es una agenda de investigación que coloca la práctica de los profesionales de
la elaboración de estrategias en el centro del escenario. Para la SASP, la
práctica es clave para descubrir las características particulares de las
perspectivas sociales y materiales del trabajo en elaboración de estrategias y
fenómenos relacionados. La SASP desmenuza el concepto de “sitio” referido a la
experiencia dentro de una la organización, y el concepto de “episodios de
trabajo”, examinados como serie de eventos o componentes diferentes.
(Whittinton, 2014)
En los últimos
tiempos, muchas investigaciones sobre estrategización han cambiado el enfoque
de “contenido” al enfoque de “proceso”, procurando capturar la realidad interna
de las organizaciones y resaltar la pertinencia de la reconfiguración
vinculante de situaciones emergentes donde las circunstancias cambian con el
tiempo.
Los sistemas y las
tecnologías de la información
Los términos Sistema
de Información (IS) y Tecnología de la Información (IT) tienen diferentes
significados y no deben usarse indistintamente. Algunas veces connotan un
concepto y otras veces señalan un componente de un producto integral.
La principal
preocupación del SI es la información en sí y representa un producto integrado
que en conjunto afecta a máquinas, procesos y personas, involucrados en el
procesamiento crítico, la difusión de información comercial, profesional y
personal, y el manejo de datos dentro de una organización. En síntesis, el IS
aprovecha los subcomponentes de IT para garantizar que los usuarios puedan
establecer redes informáticas, procesar, almacenar y distribuir datos
comerciales, profesionales y personales.
La IT se ocupa más del
hardware y el software de la computadora. En general es un término utilizado
para describir un conjunto de tecnologías del dominio de la ciencia del
computador y la ingeniería informática, las redes, las telecomunicaciones y
otros dominios similares. La tecnología no solo garantiza un procesamiento,
almacenamiento y recuperación de datos más rápido, sino que también genera
mucha flexibilidad en el sistema al introducir diferentes opciones que
facilitan la tarea del usuario final.
Una serie de estudios
sobre la agenda conjunta de la estrategización del SI (SIS) y la
estrategización como práctica profesional (SASP), posicionan las IT como socio
de la actividad de elaboración de estrategias abiertas para la generación de
contenido y conocimiento estratégicos, en lugar de considerarlas como
herramientas que utilizan los actores, por la virtud de permitir la
participación de una amplia gama de partes interesadas mejorando la inclusión y
transparencia, específicamente hacia el reconocimiento de quien tiene la
influencia y control de la estrategia cuando el contenido estratégico está
sujeto a cambios a través de las IT. (Morton, 2017).
Existe una diferencia
entre los entornos abiertos y cerrados en la gestión de un sistema de
información. En un sistema abierto, una organización tomará entradas de dentro
y de fuera y su accionar generará salidas que impactan tanto el entorno interno
como al externo. De hecho, un entorno abierto es más flexible que un entorno
cerrado. A veces, la necesidad de un entorno cerrado existe si la organización
está trabajando en el desarrollo de un nuevo producto, idea o concepto.
Los sistemas de
información son estratégicos en la medida en que se utilizan para realizar
intenciones estratégicas. Para que el proceso de estrategización refleje un
enfoque abierto, a menudo se necesita un procedimiento formal predefinido desde
su estructura inicial para evitar posibilidades de que partes interesadas
individuales o grupo informales adopten de manera flexible las reglas del
proceso. La gobernanza del proceso además de abarcar las reglas que establecen
procedimientos, debe aclarar las expectativas relacionadas con los derechos de
los propietarios y las obligaciones de todas las partes involucradas.
La estrategia abierta
(OS por sus siglas en inglés) ofrece numerosas ventajas para el proceso de la
estrategización. El acceso a un amplio conjunto de conocimientos puede mejorar
significativamente la calidad del contenido estratégico. La OS mejora la
colaboración, fomenta la conversación, construye la inclusión e induce al diálogo
hacia la generación de un proyecto común.
Otro aspecto
importante para el mejor funcionamiento de la OS es la provisión de una
plataforma técnica sofisticada capaz de conducir la coordinación y consolidación
apropiada para la creación conjunta de sentido. Muchas veces, el nombramiento
de facilitadores permite mantener las discusiones dentro del tema.
La desventaja de la OS
para la organización es que la apertura de sus límites a personas ajenas
plantea importantes desafíos. Una alta participación también implica ceder cierta
cantidad de control y la excesiva inclusión podría alimentar expectativas que
son difíciles de cumplir.
La planificación
estratégica del sistema de información (SISP, por sus siglas en inglés) es un
concepto que ha ganado mucho reconocimiento y aceptación como una importante
práctica de gestión y como un crucial proceso de mejoramiento del desempeño, su
eficacia, eficiencia y productividad que revisita las propuestas sobre la
praxis de las organizaciones. La evolución del SISP ha llegado a significar una
garantía para el desarrollo de los Sistemas de Información (IS, por sus siglas
en inglés) las Tecnologías de la Información (IT, por sus siglas en inglés), la
alineación con los objetivos, las políticas y la planificación estratégica en
las organizaciones.
En cada una de sus
cuatro etapas de evolución, el alcance y enfoque del SISP no solo cambió, sino
que también sus modelos en cada período difieren de cada uno de los otros. El
primer período durante la década de los 60 es conocida como la era del
procesamiento de datos (DP) caracterizada por su énfasis en la eficiencia. Le
sigue la era de la gestión del sistema de información (MIS) con énfasis en la
eficacia. La tercera, entre las décadas 80 y 90, es la era del sistema de información
estratégico (SIS) con impacto en la estrategia y la competitividad. La “cuarta
era” (SISP) a partir de los años 2000 está caracterizada por su búsqueda más
allá de la alineación entre la estrategia de SI y la estrategia de negocios de
la organización.
Las preocupaciones más
comunes de los estudiosos del SISP pueden agruparse en cinco categorías, a
saber: método, proceso, implementación, tiempo y valor. Cada una de estas
categorías tiene sus lineamientos cuyo conjunto se puede identificar como las
prácticas necesarias para el éxito del SISP.
Tabla 1: Las mejores
prácticas del SISP (Tomado de Lederer y Sethi, 1998)
Las estrategias
organizacionales proporcionan los objetivos, expectativas y acciones necesarias
para desarrollar e implementar la infraestructura organizacional y de IS. La
elaboración de estrategias de IS (SIS) solamente puede lograrse mediante la
implementación de infraestructuras de IT. Se entiende por “alineación del IS”
el grado en que las estrategias de IT, del nivel superior y centradas
externamente, estén alineadas con la
infraestructura y los procesos de IT, del nivel inferior y centradas
internamente. Se habla de “alineación intelectual” cuando la estrategia de
negocio apoya y es apoyada por la estrategia de IT, centrada en la relación
entre la estrategia organizacional y la estrategia de IS.
En las organizaciones,
la infraestructura de IS se implementa a través de proyectos IS. Un “proyecto
estratégico” de IS tiene por objetivo principal la implementación de una nueva estructura
o solución de IS, tal como pudiera ser implementar un CRM o nuevos instrumentos
analíticos. Un “proyecto operativo” de IS tiene por finalidad garantizar el
funcionamiento y la actualización de la infraestructura de IS existente, como
pueden ser aumentar la capacidad de los servidores o implementar nuevas
versiones de software. La “alineación del proyecto” se refiere a la
consistencia entre los resultados entregables del proyecto con la estrategia IS.
Actualmente, existe
una sinergia natural entre la investigación de ambas perspectivas: la
estrategización del SI (SIS) y la estrategización como práctica profesional (SASP).
La mayoría de los académicos SIS se enfoca principalmente en el nivel macro de
la organización, en contraste con el nivel micro de las relaciones
interpersonales adoptada por los estudiosos del SASP.
La literatura SASP
reconoce que las practicas necesariamente involucran consideraciones de poder, y la centralidad de su interés la asigna a
todos los asuntos humanos poniendo énfasis en la importancia de la política, el
conflicto y el poder como elementos constitutivos de la realidad
organizacional. (Marabelli y Gallieri, 2016)
La perspectiva SIS está
claramente posicionada como una construcción dinámica y continua que se enfoca
en cómo las organizaciones enfrentan los conflictos asociados con la
explotación de activos existentes como infraestructuras, recursos y
experiencias pasadas y exploran nuevas soluciones y tareas a través de las
interacciones sociales y la creatividad.
En general. la
investigación que hacen los investigadores y gerentes de sistemas de
información sobre el proceso de estrategización complementa cada vez más las
entrevistas con métodos etnográficos directos e íntimos a través de sitios y
episodios bien definidos, bajo la perspectiva de revelar los roles de las
prácticas y de los profesionales de las tecnologías de la información en la
construcción de una estrategia de sistemas real.
Finalmente, se precisa
advertir que el mayor desafío de una empresa conectada es lograr la alineación
de la intención estratégica con las inversiones en capacidades de IT. A pesar
de la importancia de este desafío a la estrategia IS, su literatura aún no ha explicado
adecuadamente el hecho de que la intención estratégica no siempre se logra,
incluso estando el sistema estratégicamente alineado y la implementación de las
IT haya sido exitosa. Enfrentar este desafío sigue siendo una preocupación
fundamental para la práctica y la investigación de la estrategia de SI. (Arvidsson,
2014)
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