LA CONTABILIDAD DE FONDOS COOPERATIVOS (II)

1.3. El componente financiero en la Contabilidad de Fondos

Existen dos tipos de contabilizaciones en las entidades que adoptan la contabilidad de fondos: la contabilidad financiera y la contabilidad presupuestaria. La contabilidad financiera es el sistema de registro que clasifica y sintetiza las operaciones financieras conducentes a la elaboración de estados financieros de acurdo con definiciones y procedimientos establecidos.

Ejercicio:

Para ilustrar las diferentes relaciones entre la contabilidad financiera, la contabilidad presupuestaria y la contabilidad de fondos, nos remitiremos al siguiente ejemplo de una entidad cooperativa que efectúa la contabilización de sus transacciones mediante contabilidad de fondos:

La Cooperativa PARAISO CARIBEÑO tiene como actividad principal el descanso y la recreación familiar de sus 1200 asociados actuales, contando para ello con dos importantes complejos turísticos, uno de ellos localizado en el Parque Natural Tayrona y el otro en el Archipiélago de San Bernardo del Viento. Cada sitio suele ser visitado por los asociados y sus familiares e invitados por lo que la Cooperativa ha instalado sendos “shoppings” en los que los clientes pueden encontrar mercancías nacionales y extranjeras de todo tipo. En consecuencia, atendiendo los requerimientos legales, la Cooperativa ha adoptado una contabilidad de fondos para las actividades sin ánimo de lucro, exclusivas para operaciones con asociados, al tiempo que una contabilidad financiera para las actividades turísticas y comerciales abiertas. Al final del ejercicio anual se pudo establecer que el 85 de las transacciones del shopping se hicieron con terceros no asociados, que el inventario final de artesanías y bagatelas ascendía a $102.000.000 y que sus gastos por depreciación de los equipos se estimaba en $.6.000.000. Se pide preparar los Estados Financieros del año, contando para ello con la siguiente información:

El Balance General de comprobación, al final del año inmediatamente anterior, tomado del libro Mayor de la Cooperativa Paraíso Caribeño, fue el siguiente:

Supongamos ahora, que la Cooperativa PARAISO CARIBEÑO ha efectuado las siguientes transacciones:

• 1- El Sábado 1 de Enero de 20X1, la Cooperativa Paraíso Caribeño, empieza a reconocer los hechos contables relacionados con la ejecución del presupuesto aprobado de acuerdo con las definiciones y procedimientos vigentes en materia presupuestaria.

La contabilidad de fondos puede ser un desafío para los contadores, debido a la gran variedad de fondos que agrupan las cooperativas, en los que se han de revisar una gran variedad de términos, condiciones y reglamentos particulares para gestionar muchas subvenciones y contrataciones de cada uno (VIDAL A. 2002).

La información contable de cada fondo es separada y puede resultar de manejo difícil para el cálculo de los resultados e interpretación de estados financieros agregados. Al igual que en la contabilidad financiera, la contabilidad de fondos es conducente a la obtención de los estados financieros, entre los cuales los más utilizados son el Balance General, el Estado de Resultados., el Estado de Cambios en el Patrimonio y el Estado de Flujos de Efectivo.

En nuestro caso, la serie de cuentas especiales ha de empezar con el siguiente asiento:

Observe como los registros en las cuentas de la entidad son el reverso de la ejecución presupuestaria, esto es: los ingresos en las cuentas 4390 y 4520 son débitos y los gastos en las cuentas 5390 y 5520 son créditos. Igualmente, veremos más adelante, ocurre con la cuenta 1625 cuya aplicación para la entidad significa una entrada de recursos por cobrar pero en su apropiación presupuestal representa un registro crédito.

También es destacable la condición separada e identificable de los fondos, lo cual está soportado mediante el Plan Único de Cuentas para cooperativas establecido según la Resolución 1515 de 2001 emanada de Supersolidaria, que hace obligatorio revelar al final del ejercicio, los resultados operacionales y no operacionales.

Relacionado con esto mismo, el parágrafo del art. 15 del decreto 4400 de Diciembre de 2004, sobre Régimen Tributario Especial para Entidades sin Ánimo de Lucro, dispuso lo siguiente: “El registro contable de la ejecución del beneficio neto o excedente, deberá realizarse en cuentas separadas por período gravable, de manera que se pueda establecer claramente el monto, destino de la inversión y nivel de ejecución durante cada período gravable. Igual procedimiento se debe observar cuando el beneficio neto se ejecute a través de proyectos o programas específicos”.

Supongamos ahora la siguiente transacción:

• 2- La Cooperativa Paraíso Caribeño, el Lunes 3 de Enero de 20X1 registra la nacionalización de los recursos provenientes del contrato de asistencia técnica brindada por el programa de fomento cooperativo de la International Mutual Cradle Co. hasta por la suma de $ 60.000.000 para el diseño y formulación del proyecto arquitectónico de la sede de la cooperativa a nombre por concepto de asistencia técnica

• 3- Ese mismo Lunes registra la transacción de terminación de la Operación Repo Activo con FOGACOOP por la suma de $ 260.000.000 al 18% en cinco días y recibe los títulos emitidos por la suma de $ 312.000.000, que había sido realizada en 29/12/20X0

• 4- El día miércoles registra los intereses recibidos en 3 de Enero del presente año, correspondiente al segundo mes anticipado del CDT pactado a tres meses por valor de $ 135.000.000 al 18%.

La retención en la fuente se puede registrar como un anticipo de impuestos para solicitar la compensación tributaria, o si así se conviene, podría registrarse como un gasto.

Es importante mencionar que el Art. 14 del Decreto 4400 de 2004 aclara que “estarán sometidos a retención en la fuente únicamente los pagos o abonos en cuenta a favor de los contribuyentes con régimen tributario especial, por concepto de ventas provenientes de actividades industriales y de mercadeo y de rendimientos financieros”.

• 5- El siguiente Lunes registra la transacción de terminación de la Operación Repo Pasivo con el Banco de Colombia por la suma de $ 50.000.000 al 15% en cinco días y entregando como garantía colateral títulos emitidos por el Banco de la República por la suma de $ 60.000.000, que había sido realizada en 04/01/20X1

Al recibir los títulos al cabo de los cinco días que duraría la operación con pacto de recompra, estos vuelven a su normalidad, es decir, con posibilidades de nuevas negociaciones.

• 6- Registra operación repo pasivo con el Banco de Colombia por $ 40.000.000 durante cinco días al 24% entregando como garantía el titulo emitido por el Banco de la República previamente adquiridos para garantizar hasta un 20% más sobre el valor de la transacción.

• 7- Registra la transacción de terminación de la Operación Repo Pasivo con el Banco de Colombia por la suma de $ 40.000.000 al 24% en cinco días y entregando como garantía colateral títulos emitidos por el Banco de la República por la suma de $ 48.000.000, que había sido realizada en 20/01/20X1

• 8- Registra los intereses recibidos el 3 de Febrero, correspondientes al tercer mes anticipado del CDT pactado a tres meses por $ 135.000 al 18%

• 9- Registra la redención del título en su vencimiento el 3 de Marzo, un CDT pactado a tres meses, intereses anticipados, por $ 135.000 al 18%

• 10- La Cooperativa Paraíso Caribeño, registra el primero de dos contados anuales de recursos monetarios de la donación en que se ha trocado la anterior asistencia técnica, tras la presentación requerida del proyecto arquitectónico respectivo, para la construcción de la sede principal por parte del programa de fomento cooperativo de la International Mutual Cradle Co. por la suma de $ 60.000.000

• 11- La empresa registra el recaudo de las contribuciones en efectivo obtenidas en los diferentes servicios de la cooperativa para sus asociados.

Las aplicaciones de aportes a la corriente de ingresos ordinarios, al igual que otras aplicaciones, corresponden a autorizaciones de utilización de los recursos financieros, por lo tanto se registran en cuentas de ingresos y gastos y no como fondos patrimoniales.